Метод POMODORO (или метод помидора) — очень действенный инструмент, который помогает эффективно двигать работу, повышать концентрацию и, как следствие, позволяет быстрее достигать поставленных целей.
Его суть очень проста и заключается в том, чтобы дробить рабочий процесс на этапы, сессии, так называемые ПОМИДОРЫ.
Один «помидор» — это отрезок времени продолжительностью 30 минут. Из них:
25 минут — полное погружение в работу,
5 минут — отдых.
После каждого 4-го «помидора» обязательный более длинный перерыв в 20-30 минут.
Такая несложная система позволяет в маленький промежуток времени сконцентрироваться на решении какой-то конкретной задачи.
А, как мы все знаем, полная концентрация внимания равно как и свежая голова после своевременного отдыха дает качественный результат.
Цель «Метода Помидора» – создать простой инструмент/процесс для улучшения продуктивности. Он может сделать следующее:
• Улучшить фокус и концентрацию, устраняя незапланированные перерывы.
• Повысить осознанность решений.
• Усилить мотивацию и поддерживать ее постоянной.
• Укрепить решимость в достижении целей.
• Усовершенствовать процесс планирования, как в качественном, так и в количественном отношении.
• Исправить процесс работы или учебы.
• Укрепить решимость продолжать действовать в сложных ситуациях.
«Метод Помидора» основан на трех ключевых элементах:
• Другой взгляд на время, более не сфокусированный на концепте Наступления. Это уменьшает тревожность и ведет к повышению личной эффективности.
• Лучшее использование возможностей ума. Это позволяет заострить внимание в процессе обучения и достичь большей ясности в мыслях, более высокой осознанности.
• Применение простых в использовании, не мешающих инструментов. Это снижает сложность применения метода, способствует непрерывности работы и позволяет нам сконцентрировать усилия на целях, которых мы хотим достичь.
Все, что вам понадобится, чтобы реализовать «Метод Помидора»:
• Таймер
• Лист «Список дел на сегодня», заполненный в начале дня и содержащий следующее:
— Список дел на день в порядке важности.
— Раздел, озаглавленный «Незапланированные и срочные дела», в который, по мере появления, заносятся все незапланированные задачи. Эти дела могут изменить план на день.
• Лист «Полная перепись дел»
• Лист для записей. Подборка необработанных данных, необходимых для вечернего анализа, составления отчетов и графиков.
Итак.
В начале каждого дня выберите дела, которые вы хотите отслеживать, из листа «Полной Переписи дел», оцените их важность и составьте список задач на сегодня.
Можно сделать это любым удобным для тебя способом. Но говорят, что быстрее осуществляется написанное от руки. Потом ранжируем их по приоритетам и/или по тяжести выполнения. От более к менее важным и сложным.
Если задача одна на день, то разбейте её на подзадачи.
То же самое касается объемных задач, выполнение которых в 25 минут явно не впишется. Дробите их на более мелкие.
Дальше просмотри получившийся список задач и их очередность.
Выбери ту задачу, с которой начнешь работать.
Установите таймер на 25 минут и начните работу над первым делом из списка.
Пока время тикает, сконцентрируйтесь на одной единственной задаче и не отвлекайтесь ни на что другое.
Первое время будет сложно. И не только потому, что привычка к многозадачности и к частому залипанию в гаджеты будет настойчиво подавать сигналы в мозг, но и потому, что сам отсчет времени на таймере будет напрягать психику и забирать внимание на «А сколько еще осталось минут?».
Это состояние чем-то схоже на «Не могу заснуть, так как завтра предстоит рано вставать на важную встречу».
Но если упорно и ежедневно практиковать метод POMODORO, то со временем отвлекающееся и напряженное состояние сменится на эффективное и сконцентрированное.
В общем, старайтесь полностью погрузиться в работу над задачей и не реагируйте ни на какие сторонние раздражители: будь то уведомления, сообщения, звонки, люди и так далее.
Кстати, заранее предупредите тех, кто может отвлечь от работы.
Например, огласите им правило, что, если на рабочем месте стоит таймер, то трогать вас категорически нельзя. Или, что в определенное время дня вы вне доступа. От слова «совсем».
Помидорка не должна быть прервана. Она отмечает 25 минут чистой работы. Не существует такого понятия, как половина Помидорки или четверть Помидорки.
Правило: Помидорка неделима.
Если Помидорка прервана кем-то или чем-то, значит, нужно считать, что она и не начиналась. Установите новую Помидорку и начните сначала. Когда Помидор звонит, поставьте крестик у дела, которым вы занимались, и сделайте 3–5-минутный перерыв. Когда Помидор звонит, это значит, что текущая задача окончательно (хоть и на время) считается завершенной. Вы не можете продолжать работу «еще пару минуточек», даже если вы уверены, что следующих нескольких минут вам хватит, чтобы полностью закончить задачу.
Перерыв в три-пять минут позволит вам отвлечься от работы. Это даст вашему разуму возможность ассимилировать то, что он узнал за последние 25 минут. А вам позволит сделать что-то полезное для здоровья, что поможет вам работать максимально эффективно во время следующего Помидора. Во время этого перерыва можете встать и походить по комнате, попить воды, помечтать о том, куда поедете в следующий отпуск. Сделайте дыхательные упражнения или растяжку.
Во время этого короткого перерыва не самым лучшим выбором будет заняться чем-то, что требует значительных умственных усилий. Например, не стоит обсуждать рабочие вопросы, писать важные письма, делать срочные телефонные звонки и так далее. Подобного рода вещи блокируют конструктивную умственную интеграцию, которая вам нужна, чтобы подготовиться к началу следующей Помидорки. Вы должны внести такие дела в свой «Перечень дел» и создать для них отдельные Помидорки.
Когда перерыв закончен, установите Помидор на 25 минут и продолжайте работу до тех пор, пока снова не «зазвонит таймер. Поставьте еще один крестик в «Список сегодняшних дел».
Сделайте 3–5-минутный перерыв и начните третий Помидор.
После каждой четвертой Помидорки приостановите работу и сделайте перерыв подольше: от пятнадцати до тридцати минут.
Такой перерыв даст идеальную возможность привести в порядок стол, прогуляться до кофеварки, послушать голосовые сообщения, проверить электронную почту или просто отдохнуть, пройтись и сделать дыхательные упражнения. Важно не делать ничего сложного, иначе ваш ум не сможет перестроиться и упорядочить то, что вы узнали; и в результате вы окажетесь неспособны использовать по максимуму возможности следующей Помидорки. Очевидно, что во время этого перерыва вы должны перестать думать о том, что делали во время предыдущей Помидорки.
Так, продолжаем работать, Помидорка за Помидоркой, пока не закончите текущую задачу, после чего вычеркиваем ее из списка «Сделать сегодня».
Правила работы с таймером:
Работать ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит. Если что-то отвлекает, но это не очень срочно, то нужно пометить себе эту задачу и продолжать текущую работу.
Нельзя отключать таймер раньше, чем через 25 минут.
Даже если с выполнением задачи ты справился быстрее, чем планировал, и теперь вроде как в 25-минутной сессии у тебя появилось свободное время.
Не отключай таймер раньше!
Не трать оставшееся время на отдых. Оно предназначено для работы. Поэтому до окончания текущей сессии можешь еще раз перепроверить выполненное или заняться другими делами, которые находятся в списке задач ниже. Можешь также прописать рабочий план на следующий день или что-нибудь почитать.
Не важно, чем ты займешься. Главное, рабочую сессию не превращай в отдых.
Отвлекающие факторы
Эффективней всего нас заставляет отвлекаться собственный разум. То, что я называю внутренними отвлекающими факторами – внезапное желание заказать пиццу, обновить свой статус в социальных сетях или прибраться на рабочем столе, – все это отвлекает куда чаще и деструктивней, чем внешние источники, такие как сигнал о пришедшем письме или уведомление в Фейсбуке. Лучший способ справиться с этими отвлекающими факторами – принять их и обращаться с ними бережно.
«Метод Помидора» предлагает записать их в заметки телефона, компьютера или на листе бумаги и разобраться с этим, когда Помидор закончится. Таким образом вы признаете их ценность и получаете время на изучение и оценку, чтобы решить, действительно поводы отвлечься важны или нет.
Внутренние отвлекающие факторы
Даже несмотря на то, что Помидорка длится всего 25 минут, справиться с ней удается далеко не каждому. Оказывается сложным закончить первые несколько Помидорок, не почувствовав необходимости прервать дело прямо сейчас. Ради того, чтобы, например, сходить за едой или напитком, сделать звонок, который внезапно кажется очень срочным, посмотреть что бы то ни было в Интернете…
Эти виды раздражителей или способы прокрастинации во время текущей работы мы называем внутренними отвлекающими факторами. Они обычно выражают наш страх оказаться неспособными закончить работу так, как мы хотим, и тогда, когда мы хотим. Внутренние отвлекающие факторы обычно связывают с низкой способностью к концентрации.
Как нам освободиться от этих внутренних отвлекающих факторов? Необходимо действовать в двух направлениях:
1. Сделайте эти незапланированные перерывы видимыми. Каждый раз, когда вы чувствуете желание прерваться, поставьте апостроф в разделе, где отмечаете крестиками Помидорки.
2. Решите, как поступить. Вы можете выбрать что-то одно из следующего:
• Записать новую задачу в «Список дел на сегодня» в подраздел «Незапланированное и срочное», если считаете, что дело действительно важное и неотложное.
• Записать ее в «полный Перечень дел», пометив «Н» (незапланированное), добавив срок выполнения, если это необходимо.
• проигнорировать и Усилить старания до конца текущей Помидорки. После того, как вы поставили апостроф, продолжайте работать над актуальной задачей до звонка Помидора.
ПРАВИЛО: Если Помидорка началась, она должна прозвенеть.
Суть в том, что «Метод Помидора» позволяет нам делать множество полезных или развлекающих вещей, но мы принимаем осознанное решение не заниматься ими во время текущей Помидорки.
Часто количество и разнообразие внутренних отвлекающих факторов являются симптомами нашего страха не справиться с текущей задачей.
Внешние отвлекающие факторы
Людей, которые работают в социуме, могут отвлечь от работы. Ваш товарищ предлагает сходить в кино. Звонок телефона. Сообщение в WhatsApp…
Главная разница между внешними и внутренними отвлекающими факторами в том, что последние вынуждают нас взаимодействовать с другими людьми. Нам нужно общаться. Механизм взаимодействия с внешними отвлекающими факторами такой же, как и с внутренними: инвертировать зависимость от незапланированного перерыва и сделать перерывы зависимыми от нас.
Несколько примеров. Входящие звонки можно переводить на автоответчик. Звуковые уведомления можно отключить. Если коллега пытается помешать – просто скажите, что вы заняты и не можете прерваться.
По-настоящему экстренные дела, с которыми приходится разбираться немедленно, редко встречаются в реальной жизни. 25-минутная или 2-часовая отсрочка возможны почти всегда даже для задач, которые считаются срочными.
Таким образом, Защита Помидорки означает: эффективно проинформировать, быстро взаимодействовать, перенести незапланированный перерыв и перезвонить человеку, который вас прервал, в оговоренное время. Эта стратегия позволяет контролировать внешние отвлекающие факторы. Вы просто переносите их на более поздние Помидорки в зависимости от срочности. Мы больше не зависим от отвлекающих факторов, это они зависят от нас.
На практике обработка этого типа отвлекающих факторов аналогична взаимодействию с внутренними:
1. Сделайте эти незапланированные перерывы видимыми. Каждый раз, когда что-то или кто-то пытается прервать Помидорку, поставьте черточку (-) на листе, где вы их отмечаете.
2. Решите, что делать. Вы можете выбрать один из следующих вариантов:
• Записать новую задачу в «Список дел на сегодня» под заголовком «Незапланированное и срочное», если это нужно сделать сегодня, добавив обещанный срок в поле по левому краю.
• Записать задачу в «Перечень дел», отметив «Н» (незапланированное), добавив крайний срок, если необходимо.
• Проигнорировать и Приложить дополнительные усилия, чтобы закончить Помидорку.
Если возникает срочная приоритетная задача во время выполнения текущей, то нужно отключить (обнулить) таймер и запустить его заново, приступая к новому делу.
Если Помидорку абсолютно необходимо прервать из-за действительно неотложного дела, остается только одно – объявить текущую Помидорку недействительной, даже если она уже почти прозвенела. (ПРАВИЛО: Помидорка неделима). Потом поставьте черточку там, где вы записывали Помидорки, чтобы зафиксировать прерванную, запишите задачу и ее крайний срок в раздел «Незапланированное и срочное». Далее начните первую Помидорку срочного дела. Следующая Помидорка пойдет лучше.
—
Если ожидаемая продолжительность задачи больше чем 5–7 Помидорок, это означает, что дело слишком сложное. Лучше разбить его на несколько подзадач и запланировать их по отдельности, записав в несколько строк в «Перечень дел «Метода Помидора».
Если дело предположительно займет меньше Помидорки, «сходные дела нужно сочетать так, чтобы вместе они заняли приблизительно Помидорку.
——-
Комплект из четырех Помидорок используется, потому что это количество обычно показывает себя как наиболее эффективное. Но вы можете использовать более длинные или короткие комплекты, скажем, три или пять Помидорок. В конце комплекта наступает длинный перерыв.
Помидорка должна повысить осознанность, концентрацию и ясное мышление. Доказано, что интервалы в 20–25 минут позволяют максимизировать внимание человека и умственную активность, если за ними следует небольшой перерыв.
ОТДЫХ
Помни, перерывы обязательны! Отдых необходим и играет не меньшую роль в системе POMODORA, чем 25-минутные рабочие сессии.
Эти 5-минутные отвлечения дают твоей голове «перезапуск», а полное переключение с работы на что-то другое позволяет не допустить быстрого накопления усталости, которая очень сильно сказывается на эффективности и продуктивности.
Иными словами небольшой перерыв позволяет тебе быстро перезагрузиться и с новыми силами и свежим взглядом начать работу снова.
Только очень важно, следи, чтобы отдых между каждой из четырех сессий длился не более 5 минут. Иначе за большее время ты надолго втянешься в развлечения и ничегонеделание. Ведь соцсети, чаты и интересные видео каждому гарантируют длительное и полное погружение.
Лучше просто абстрагируйся от того, что было в предыдущие 25 минут, и постарайся расслабить своё тело и мысли.
По истечении 5 минут возвращайся к своей следующей запланированной задаче и приступай к её выполнению.
После четырёх помидоросессий обязательно сделай долгий перерыв на 20-30 минут. Это будет и забота о себе и подарок за хорошо проделанную работу.
Продолжительность перерыва зависит от того, насколько уставшим вы себя чувствуете. Перерывы в конце комплекта Помидорок должны длиться от 15 до 30 минут.
Было бы серьезной ошибкой укорачивать перерывы между комплектами только потому, что время поджимает. Вашему разуму нужно время переработать старую информацию и приготовиться получать новую, чтобы решать проблемы в течение следующей Помидорки.
Перерывы между Помидорками должны длиться не менее 3 минут и не дольше 5. Когда вы особенно устали, вы можете прерваться на 10 минут. Помните, однако, что время отдыха, которое постоянно длится более чем 5–10 минут, может нарушить ритм между Помидорками.
Если вы особенно устали, вам нужно сделать более короткие комплекты (например, по три Помидорки) и более длинные перерывы между комплектами. Чем сильнее вы устаете, тем сильнее чувство паники и тем важнее повторять и пересматривать уже сделанное, а не мчаться вперед любой ценой. Ключевая цель – не нагнать потерянное время, а сосредоточиться на следующем шаге по выбранному пути, который вы часто сознательно меняете.
Частые перерывы с Помидором жизненно важны для того, чтобы достичь более ясного, осознанного и эффективного умственного состояния и в результате – улучшения производительности.
Перерыв должен быть настоящим перерывом. Это не значит просто остановить работу, при этом продолжая думать о задаче во время перерывов. С «Методом Помидора» вы должны остановиться и отключиться от непрерывной работы. Остановиться, отключиться и понаблюдать за собой словно со стороны – это повышает осознанность вашего поведения.
Соблюдая график перерывов между отдельными Помидорками и комплектами Помидорок, вы можете работать или учиться в своем собственном темпе. Вы устаете, что нормально, но вы не истощаетесь.
———-
Мотивация и Помидор
С «Методом Помидора» три фактора способствуют повышению личной мотивации:
• Завершить несколько задач за день не слишком сложно, но и не слишком просто (Правило: «если что-то занимает более пяти-семи Помидорок, разбей его), и это помогает достичь цели.
• Прямое воздействие на улучшение работы день ото дня.
• Благодаря постоянному наблюдению и измерению вы понимаете, как работаете.
——-
Стремитесь к одной цели за один раз. «Метод Помидора» разделен на серии последовательных целей. Успех в достижении каждой цели поддерживается сознательным применением и успешно достигнутыми предыдущими целями.
Правила
- Помидорка состоит из 25 минут плюс 5 минут перерыва
- После каждых четырех Помидорок делайте перерыв от 15 до 30 минут
- Помидорка неделима. Нет половины или четверти Помидорки
- Если Помидорка началась, она должна зазвонить
- Если Помидорка определенно прервалась, она считается недействительной
- Если вы закончили до звонка Помидора, пересмотрите сделанное до того, как он зазвонит.
- Защищайте Помидорку. Информируйте эффективно, взаимодействуйте быстро, чтобы запланировать отвлекающий фактор, и вернитесь к человеку, который вас отвлек, как договаривались
- Если что-то занимает больше, чем пять-семь Помидорок, раздели его. Сложные задачи нужно разделять на несколько
- Если что-то занимает меньше Помидорки – сгруппируй с другим. Простые задачи можно объединять
- Результаты достигаются Помидорка за Помидоркой
- График всегда превыше Помидорки
- Следующая Помидорка пойдет лучше
ЛИЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Веди постоянный учет данных своей работы по методу POMODORO и анализируй их. Спустя время ты обнаружишь, как хорошо и точно уже умеешь планировать и управлять своим временем.
Как анализировать свою эффективность и планировать рабочий процесс с POMODORO?
Очень просто.
Например, в конце каждого дня подсчитывай, сколько помидорок у тебя ушло на всю работу или на конкретную задачу. Исходя из этих данных ты сможешь в дальнейшем лучше планировать своё рабочее время, уже более точно понимая, какое дело из скольки помидоросессий состоит. Можешь в списке задач прямо напротив каждой строки рисовать количество требуемых помидорок.
Когда постоянно будешь наглядно видеть, сколько времени уходит на реализацию той или иной задачи, начнешь отслеживать и замечать, что тебе, к примеру, делать невыгодно. Тогда сможешь искать варианты высвобождения своего времени для более важных и ценных дел.
Также можешь фиксировать и моменты, когда ты отвлекаешься. Так ты подсчитаешь и оценишь статистику отвлечений. Это может помочь тебе увидеть временные отрезки в течение дня, когда, к примеру, максимально сконцентрироваться сложно. Тогда это время можно сделать более свободным и не ставить в этом отрезке очень важные и сложные задачи.
Можешь прямо сейчас уже начать планировать помидорки на день или на целую неделю под определенный тип задач или под конкретное направление работы.
Например, на обучение иностранному языку выделяй регулярно по 2 помидора в день, под работу с клиентами — 3 помидора, под медитацию — 1 помидор…
В общем, практикуя метод POMODORO каждый день и анализируя списки своих задач и работу над ними, ты очень быстро станешь экспертом тайм-менеджмента.