Обезьяна в твоей голове
Согласно модели Тима Урбана, в голове человека расположен пульт управления им. Там же обитают два персонажа: рациональный тип — некто, ответственный за принятие рациональных решений, и… обезьянка, движимая желанием сиюминутного удовольствия. Обезьянку интересуют только быстровыполнимые, интересные, импульсивные желания. Для обезьянки не существует ни прошлого, ни будущего; для нее есть только «здесь и сейчас», и она всячески пытается сделать это «здесь и сейчас» веселее и приятнее. При этом именно она бо льшую часть времени держит в лапах пульт.
Единственный, кого боится обезьянка, — это панический монстр. Панический монстр появляется незадолго до дедлайна или в любой другой момент, когда возникает угроза жизни, утраты лица или просто большой неудачи. Завидев панического монстра, обезьянка сбегает, оставляя у пульта рационального коллегу, и тот в панике в ночь с пятницы на понедельник ликвидирует опасность. Обычно он худо-бедно, ценой невероятных моральных и физических усилий успевает впритык к назначенному сроку.
Я очень часто слышу, что если перед нами стоит задача, у которой нет дедлайна, то эта задача, скорее всего, не будет выполнена никогда. На самом же деле всё, что делают люди, устанавливая дедлайн, — это призывают панического монстра, чтобы хоть кто-то вовремя отогнал обезьяну. У этих людей (у тех, кто считает дедлайн необходимым условием выполнения задачи) рациональный человечек настолько слаб, что он сам ничего не может сделать с обезьяной (ни прогнать, ни приручить) и ему нужен кто-то в помощь. Однако если злоупотреблять дедлайнами, то в какой-то момент ваша обезьянка перестанет бояться и панического монстра. У «владельца» такой обезьяны наступает апатия и выгорание.
Методы, описанные в этой книге, помогут вам подружиться со своей обезьяной. Не стоит думать, что это отрицательный персонаж. Да, она нерациональна, нелогична и с трудом способна извлекать уроки из собственного опыта, но она вынослива и может довольно долго находиться у пульта. Основная же задача рационального типа — выдать ей правильные (и понятные именно ей, а не самому себе) указания к дальнейшим действиям.
Мыслетопливо
Если понаблюдать за собой, можно заметить, что мозг способен расходовать энергию намного быстрее, чем организм успевает ее поставлять. Не претендуя на научность модели, я бы предположил, что у нас есть запас своеобразного ресурса (назовем его мыслетопливом), необходимого для работы.
Оно необходимо для мышления (а также для осуществления самоконтроля). Вам знакомо чувство, когда «башка не варит» и «думать лень»? Вы сидите перед монитором, подперев голову рукой… Пустой взгляд блуждает где-то за экраном, рот приоткрыт, а в черепной коробке как будто летает занудливая муха, и вы слышите ее жужжание: «бз-з-з»… Это и есть те самые моменты, когда запас мыслетоплива подошел к концу, а организм не успел его восполнить.
Для решения задач и доведения дел до конца нам нужно не только время. На самом деле нам нужно еще и мыслетопливо, а также некий ресурс, обозначающий наши желания, склонности, стремления.
Если вы довольно часто обнаруживаете себя в состоянии «башка не варит» в середине дня, то, скорее всего, вас ограничивает возможность мыслить и прежде всего вам надо научиться экономить мыслетопливо, получая таким образом возможность мыслить в течение дня больше и лучше. Благо, сделать это не сложно. Дело в том, что в большинстве случаев мы настолько халатно распоряжаемся нашим мышлением, что стоит освоить буквально пару простых приемов, как практически сразу становится виден результат.
Нелинейная зависимость длительности выполнения задачи от ее сложности — это удивительное явление, от которого страдает огромное количество компаний и отдельных людей.
Подготовить регламент или чек-лист на полстранички — это полчаса. На страничку — час. А вот сделать документ больше чем на 10 страниц — это уже ад: сначала две недели прокрастинируется его написание, потом столько же — его вычитка, потом на те же две недели откладывается исправление замечаний, хотя если пускать в работу по одной страничке (или малыми партиями), то вся работа могла бы быть закончена за неделю.
Дело в том, что чем масштабнее и сложнее задача, тем более склонен ее исполнитель к прокрастинации.
Практики экономии мыслетоплива
В этой главе будут рассмотрены основные практики, которые помогут вам экономить мыслетопливо, выполняя свои ежедневные обязанности. Сэкономленное мыслетопливо обязательно нужно тратить на то, чтобы начать думать в непонятных ситуациях.
У большинства людей огромная доля доступного мыслетоплива уходит в никуда. Однако избавиться от большинства из этих утечек довольно просто.
1. Регулярно восстанавливаться
Правильно функционировать — значит кратковременно испытывать стресс (физическая нагрузка, когнитивная нагрузка), а потом позволять своему организму (телу или мозгу) восстановиться.
Хрупкость — это то, что под действием стресса разрушается и становится хуже, чем было.
Антихрупкое под действием стресса ( до определенного уровня) становится лучше, чем было до этого. ( «Антихрупкость» Нассим Талеб )
В то время, когда мы бездумно бродим по просторам интернета в поисках фотографий котов или енотов, мы все равно заставляем наш мозг фокусироваться на конкретных вещах. Вопреки расхожему мнению, подобное времяпрепровождение на самом деле не расслабляет нас, а истощает наш запас мыслетоплива, и пристрастие к нему схоже с наркотической зависимостью (от гормона дофамина).
2. Разгружать рабочую память
Попытки удерживать что-то в рабочей памяти серьезно повышают когнитивную нагрузку и приводят к увеличению затрат мыслетоплива.
Метод спусковых крючков для разгрузки памяти
1. Сядьте в тишине (лучше, если это место будет далеко от компьютера и смартфона).
2. Положите перед собой белый лист бумаги — туда вы будете записывать все возникающее в голове.
3. Возьмите список спусковых крючков и начинайте неспешно и вдумчиво читать пункт за пунктом.
4. Если тот или иной спусковой крючок сработает, напомнив вам о потенциально забытом деле, запишите это дело на листке и продолжайте читать список дальше.
5. Когда список спусковых крючков закончится, оставайтесь на месте в течение трех-пяти минут. В этот момент из вашего сознания может всплыть что-то еще.
Метод созерцания точки
Сядьте в спокойном тихом месте. Выберите точку на стене или листе бумаги и попытайтесь сконцентрироваться на ней. Наше внимание будет скакать из стороны в сторону, но нам ровно этого и надо, не сопротивляйтесь этому, а наоборот — поощряйте. Каждый раз, заметив, что вы отвлеклись от этой точки, запишите, что вас отвлекло, и возвращайтесь обратно к точке. «Так у вас рождается список того, что еще имеет для вас значение и должно быть либо вычищено, либо решено».
3. Регулярно очищать инбоксы
Если вы честно выполнили упражнения из предыдущего раздела, то, скорее всего, перед вами сейчас лежит лист, а то и десяток листов, исписанный вещами, имеющими для вас какое-то значение. Сейчас этот список представляет собой то, что Дэвид Аллен называет «корзиной “Входящих”», которую нужно обязательно обработать.
Помимо этого списка, аналогичным образом нужно разобраться с входящими во всех других углах вашего жизненного пространства:
1. Блокноты/ежедневники, как бумажные, так и электронные, которые вы использовали для предыдущих попыток организовать свою жизнь.
2. Список электронных писем, отмеченных флажком (звездочкой, квадратиком или любым другим способом).3. Незакрытые вкладки в браузере.
4. Документы на рабочем столе (как бумажные документы на физическом столе, так и десятки иконок, возможно, полностью закрывающие фоновую картинку на экране вашего компьютера).
Все это нужно вдумчиво пересмотреть, «переварить» их содержимое и понять, что скрывается за каждой иконкой и каждым документом и почему ваше сознание не позволяет вам это забыть.
4. Правильно формулировать задачи
Правильная формулировка задач призвана снизить интенсивность мыслительной жвачки, остановить бесконечное продумывание проблемы по кругу.
Пока дело не доделано, оно будет жить где-то в недрах нашего сознания, вызывать беспокойство и потреблять мыслетопливо.
Однако для того, чтобы недоделанное дело перестало нас тревожить, нужно всего лишь сформировать план его выполнения.
Очень важно то, как вы формулируете этот план. Он не должен быть максимально подробным — достаточно лишь первых шагов. Важно и то, как вы формулируете эти шаги.
У нас в голове живет кто-то не очень умный, при этом именно он находится у руля бОльшую часть времени. А раз так и нам нужно, чтобы он выполнял определенные задачи, мы должны формулировать эти задачи прежде всего для него — вернее, для нее, для нашей обезьянки.
Для того чтобы список задач приносил реальную пользу, необходимо, чтобы каждая (реально каждая, без исключений) задача удовлетворяла четырем критериям:
1. Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?».
2. Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.
3. Задачу можно выполнить, по минимуму используя мышление.
4. Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели (например, если я хочу записаться к стоматологу, а для этого мне нужно позвонить девушкам из отдела кадров и узнать телефон страховой компании, я должен внести в список не задачу «Записаться к стоматологу», а задачу «Позвонить Юле из отдела кадров и спросить телефон нашей страховой»).
Также иногда я добавляю критерий «задачу можно выполнить максимум за полчаса».
Что делать с проектами?
1. Подумать над проектом и вычислить ближайшую задачу (сформулированную по всем правилам и понятную вашей обезьяне) по проекту.
2. Записать задачу в список задач.
3. Выполнить задачу.
4. Вернуться к п. 1.
Нам не нужен весь план проекта. Точнее, если план проекта нам понятен — это хорошо, тогда он скорее послужит для нас справочной информацией. Но в списке задач нам нужны буквально одна-две задачи на «сегодня-завтра».
5. Использовать внешнее хранилище
Наше внешнее хранилище должно включать в себя:
1. Список задач.
2. Список проектов (в популярных программах по управлению списком задач есть возможность вести и проекты).
3. Календарь.
4. Систему хранения справочной информации.
Использование внешнего хранилища информации, которому вы доверяете, помогает разгрузить рабочую память, что не только само по себе уменьшает потери мыслетоплива, но еще и снижает частоту вредных переключений.
Список задач — это инструмент преимущественно для вашей внутренней обезьянки. Ей должно быть удобно просматривать в нем задачи. Наверное, это единственный критерий.
Используйте единый список задач для личных и рабочих дел.
Неважно, куда вы записываете свои задачи; важно, правильно ли вы их формулируете и насколько регулярно обозреваете.
6. Регулярно проводить обзоры системы
Чтобы список задач разгружал наш мозг и не запускал повторные размышления на одну и ту же тему, мы должны ему доверять на подсознательном уровне. А для этого нужно регулярно убеждаться в том, что он
а) не утратил своей актуальности
б) содержит все, что нужно сделать.
Вот пример списка контрольных вопросов, который призван сделать ритуал еженедельного обзора более понятным:1. Все ли источники входящих обработаны?
2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?
3. Просмотрите свой список активных проектов. Есть ли задачи, которые стоит занести в свой список задач для дальнейшего продвижения проектов вперед?
4. Все ли проекты в вашем списке проектов все еще активны?
Еженедельный обзор — очень ответственное мероприятие, поэтому важно проводить его во что бы то ни стало, пусть даже и поверхностно. Лучше провести быстрый двухминутный обзор списка дел (просто внимательно прочитав и обновив, где надо, формулировки задач), чем прокрастинировать основательный, детальный и глубокий анализ.
Вы вольны изменять этот список согласно своим потребностям, но придерживайтесь одного важного правила: еженедельный обзор должен быть легким и быстрым.
Ежедневный обзор
Есть ли в вашем списке на сегодня задачи, которые менялись больше суток назад? Переформулируйте их.
Если вы планировали выполнить задачу за сегодня, но вам это не удалось и при этом вы все равно хотите ее оставить в коробочке «на сегодня», — переформулируйте ее. В психологии есть такое понятие, как «повторяющееся торможение» — неизменной информации уделяется все меньше и меньше внимания.
Переформулирование задачи помогает вам как минимум избежать баннерной слепоты.
7. Уменьшить вредные переключения
Еще один источник потерь мыслетоплива — частые переключения внимания, того самого лучика сознания, который прыгает с объекта на объект, позволяя нам их осознавать. Отвлечения и принудительные переключения не только заставляют нас тратить мыслетопливо на возвращение обратно, но и еще сильно измельчают дозы мыслетоплива, которые мы способны «употребить» за один раз, что может привести к очень неприятным последствиям.
Реальность нашего мира такова, что постоянный перегруз мозга снижает максимальный размер дозы мыслетоплива, который мы способны вложить в то или иное дело за один раз. Это, в свою очередь, приводит к тому, что мы теряем способность решать сложные задачи и постепенно начинаем «возвращаться в Средневековье».
Если после получения новой информации переключить нас на что-то еще (например, еще на какую-то информацию), то сведения усвоятся существенно хуже. В итоге при дефиците такой «холостой» работы мозга существенно страдает наша способность к обучению.
Отключить лишние оповещения
Если ваш мозг постоянно атакуют разнообразные оповещения, то с каждым их ударом у вас остается все меньше и меньше сил, чтобы сопротивляться им. Только что прилетевшие сообщения начинают казаться нам все более и более важными.
Еще один момент, который вам стоит учесть: чрезмерная отзывчивость на просьбы о помощи приводит к истощению мыслетоплива. Вы можете помочь всем, но так и не выполнить свои обязательства. Как правило, первыми пострадают обязательства перед самим собой: здоровье, уют в доме, саморазвитие и семейная жизнь. Будьте осторожны.
Убрать «семечки» со стола
Вот какие «семечки», на мой взгляд, стоит убрать с вашего стола:
Многим из тех, кто бесконтрольно потребляет новости и прочий контент с форумов или социальных сетей, помогает простой совет: создайте в своем списке задач одну-две повторяющиеся задачи для этой активности. Не надо запрещать себе это делать.
В следующий раз, когда вы отправитесь посмотреть, что новенького у ваших друзей, поставьте себе таймер на десять или пятнадцать минут. Когда таймер прозвенит, решите, готовы ли вы продолжать смотреть соцсети или вам уже хватит.
Удалите со смартфона приложения, которые часто захватывают ваше внимание. Вы сможете проверять эти ресурсы через браузер, но это станет менее удобным. Удалите закладки «опасных» сайтов.
Работать «помидорами»
Глава 4 Продвинутые приемы и техники
Предыдущая глава была посвящена приемам экономии мыслетоплива, необходимой нам для того, чтобы следовать универсальному совету на все времена: В любой непонятной ситуации — думай!В этой главе будут рассмотрены способы потратить сэкономленное мыслетопливо с пользой — так, чтобы лучше и успешнее (и по возможности вовремя) справляться с проектами, сократить разрыв между тем, что мы делаем изо дня в день, и тем, к чему стремимся в жизни
Метод рационального фланёра и подход «Тойоты»
Рациональный фланёр — это тот, кто в работе над делами и проектами использует следующие принципы:1. Сейчас мы не знаем всего о нашем проекте и признаём наличие неопределенности.2. По мере продвижения к завершению проекта мы будем получать новую информацию, и неопределенность будет постепенно снижаться.3. На основе этой информации мы будем пересматривать свои планы.
Для того чтобы успешно справляться с делами и проектами, нам необходимы три вещи:
1. Видение конечного результата.
2. Ближайшее целевое состояние. Это уже понятный промежуточный результат.
3. Следующий конкретный шаг, приближающий нас к целевому состоянию, который мы можем добавить в список задач.
В состоянии неопределенности многие чувствуют себя очень некомфортно, поэтому боятся начать выполнение дела до тех пор, пока все не станет понятным до конца. Однако в большинстве случаев этого не произойдет, пока не будет сделан хотя бы первый шаг, а то и вовсе до тех пор, пока большая часть пути не окажется пройденной.
Метод минимально приемлемого результата
Суть метода заключается в том, что ближайшее целевое состояние должно быть выбрано таким образом, что, даже если вдруг по его достижении проект будет завершен или принудительно закрыт, полученный результат все равно может быть использован. Проще говоря, ближайшее целевое состояние представляет собой минимально приемлемый результат, который сам по себе уже несет определенную ценность.
Представьте себе конечный результат вашего проекта настолько четко, насколько сможете. А теперь представьте, что послезавтра проекту конец что бы вы сделали в этих рамках такого, чтобы максимизировать потенциальную пользу или минимизировать потенциальные потери?
Техника мозгового штурма, бредогенерации и разностороннего рассмотрения проблемы
Сейчас я расскажу, как выбрать лучшее решение или лучший путь достижения результата. Самое первое, что нужно для выбора, — сделать так, чтобы было из чего выбирать, то есть набрать много вариантов различной степени бредовости.
Первое, что стоит сделать, перед тем как запустить процесс мозгового штурма (режим диффузного мышления), — как можно более четко представить результат (сфокусированный режим). Фактически нам нужно ответить на ряд вопросов, например таких
1. Что надо сделать? Это и есть ваш проект, опишите его одним-двумя предложениями.
2. Чтобы что? Какие выгоды вы ожидаете получить в результате выполнения проекта?
3. Что еще? Что еще, помимо вашего проекта, нужно выполнить, какие ресурсы получить или какие ограничения снять, чтобы проект принес ожидаемые результаты?
4. А не то? Что произойдет, если проект не будет выполнен?
5. И что? Насколько страшны и суровы последствия невыполнения этого проекта?
6. Кому и для чего нужны результаты этого проекта? Кто и как будет их использовать?
7. Как еще можно достичь «чтобы что»? Есть ли пути, альтернативные
Следующим этапом будет фаза бредогенерации. Самый простой способ — возьмите чистый лист бумаги, напишите в центре название вашего проекта, обведите его кружочком и начинайте писать и рисовать все, что приходит вам в голову. Если в голову ничего не приходит, попробуйте воспользоваться списком для бредогенерации.
1. Как бы подошел к этому проекту:
А. Ребенок.Б. Бэтмен.В. Полный идиот.Г. Эрик Картман.Д. Ваш лучший друг.Е. Василий Иванович Чапаев.
2. Придумайте и запишите две-три аналогии для проекта вида «это так же, как». Например:
А. Поехать в отпуск — это так же, как Амундсен собирался в Антарктиду, только с пляжем и все живы.Б. Завершить проект — это так же, как Белоснежке с семью гномами выиграть в баскетбол у Chicago Bulls.В. Разобрать балкон — это так же, как игра в тетрис, только в обратном порядке.Г. Записаться к стоматологу — это так же, как заказать по телефону суши с самовывозом.
3. Попробуйте изобразить проект при помощи простых геометрических фигур и человечков.
4. Какие ограничения есть у проекта? Попробуйте представить, что вы их нарушили. В каких случаях это будет даже к лучшему? Например:
А. Нужно выпустить релиз до отпуска — я в отпуске, а команда все делает сама без меня… (они так намного продуктивнее трудятся, тем более из отпуска я не смогу ничего сломать).Б. Проект нужно завершить до конца месяца — через полгода мы еще работаем… (клиенту понравилась наша идея, и он с радостью согласился на дополнительные улучшения).В. Для въезда страну мне нужна виза — я стою на пограничном контроле без паспорта… (меня депортируют на родину рейсом с пересадкой продолжительностью в три недели на тропическом острове без интернета).
5. Если у вас уже есть направление решения, можно ли выполнить проект, делая все наоборот?А. Для того чтобы похудеть, записываться на фитнес? Может, купить новый телевизор?Б. Для того чтобы выучить английский, записаться на курсы? Может, самому преподавать?В. Задавать головоломки кандидату на собеседовании? А пусть он нас тестирует!
6. Если ваше решение не идеально и приводит к нежелательным побочным эффектам, в каких ситуациях эти эффекты были бы очень даже желательны? Например:
А. Отпуск в декабре — холодно. Но вот если бы я катался на лыжах…Б. Делать ремонт в квартире с мебелью — неудобно, хотя если белить потолок, лежа на шкафу, то можно не тратиться на стремянку…
7. Порвите шаблон, сделайте не так, как принято. Например:
А. Начать новую жизнь с понедельника? А давай со среды!Б. Отвечать на e-mail? Может, отправить ответ на открытке обычной почтой?
Если вам повезло, то, скорее всего, один из пунктов захватил ваше внимание и на листе с названием проекта, обведенным кружочком, появилось много новых записей, рисунков и всего остального. Если этого не произошло — жаль. Возможно, этот метод не для вас, или проект интересен недостаточно для того, чтобы запустить творческое мышление, а может, вы слишком загружены прочими проблемами, которые не позволяют вам даже на минуту перестать думать о них.
Если все получилось, пора переходить к оценке. Посмотрите на лист и отметьте идеи, которые заслуживают вашего внимания.
Расслабленно и не торопясь начните читать то, что написано ниже. Не обращайте внимания на бессмысленность многих пунктов и не стесняйтесь записывать даже то, что кажется откровенным бредом. Бред это или не бред, мы потом посмотрим; основная установка любого мозгового штурма — максимально безоценочное мышление. Мало того, часто бывает, что, казалось бы, бредовая мысль «выдергивает» из нашей головы реально стоящую идею.
Концепция пружины
В 80-х годах прошлого века Норияки Кано предложил свою модель (или типологию) «аспектов потребительского качества» — другими словами, его особенностей или функций.
1. «Должно быть» — аспект качества, который, будучи реализован, воспринимается как должное, но, если степень его реализации недостаточна, гнев потребителя начинает резко возрастать.
2. «Ублажитель» — аспект качества, отсутствие которого практически никак не сказывается на удовлетворенности потребителя, но, если этот аспект хоть как-то реализован, восторг потребителя не знает границ. При этом качество реализации этого аспекта (на первых порах) на удовлетворенность влияет не сильно, главное — его наличие.
3. «Больше — лучше» — степень удовлетворенности потребителя пропорциональна степени реализации этого аспекта качества.
4. Нейтральный — удовлетворенность пользователя не зависит от того, реализован этот аспект качества или нет.
5. Реверсивный — аспект качества, реализация которого снижает удовлетворенность потребителя. Лучше бы его не было.
Задачи из нашего списка задач можно категоризировать таким же образом.
Задачи-«ублажители» способствуют достижению целей, их систематическое выполнение дает долгосрочный положительный эффект. Но если их не выполнять, то как минимум в краткосрочной перспективе никакой беды не будет.
Задачи «должно быть», как правило, далеко не самые приятные и редко приводят к личностному росту или достижению чего-либо существенного. Если эти задачи и относятся каким-то образом к нашим целям, то, как правило, их выполнение помогает не приблизиться, а «не откатиться назад».
Попробуйте начинать свой день с одной-двух задач из разряда «ублажители».
Утром ваше сознание наиболее ясное, а мыслетопливо, если можно так выразиться, наиболее концентрированное. Вы действительно хотите тратить лучшее свое мыслетопливо на лягушек? Конечно, нелегко приступать к «ублажителям», когда на вас давит гнет невыполненных «должно быть», но попробуйте посвящать им первые 20–40 минут своего дня.
Если этот небольшой промежуток времени будет полностью осмысленным и наполненным мыслетопливом — это станет весомым вкладом в приближение к вашим целям. К тому же 20–40 минут — не тот промежуток времени, за который может произойти что-то страшное из-за несделанных «должно быть».
Не все минуты одинаково полезны
Оценивая время, требующееся для выполнения задачи, я предпочитаю использовать буквально три категории: 15 минут, 30 минут, 1 час (это все не настоящие часы, а условные). Если внутренний голос говорит вам, что задача заслуживает больше, чем час, это сигнал задуматься:
1. Все ли, касающееся этой задачи, мне понятно? Мы нередко оцениваем как затратное не то, что реально требует много сил и времени, а то, чего мы не понимаем. А оценка непонятного может содержать в себе ошибку на порядки.
2. Действительно ли эта задача — первый шаг? Может быть, перед тем, как к ней приступить, надо выполнить что-то еще? Если так, тогда это «что-то» должно войти в наш список.
Законы впихивания и разумная многозадачность
Один из тех случаев, когда использование метрик и оценок задач может быть оправданным, — это планирование своей работы с целью не набрать ее слишком много. Очень сложный момент в планировании и причина многих бед заключается в том, что мы ставим в план столько задач, сколько нам надо выполнить, а не столько, сколько мы можем выполнить.
Закон впихивания состоит из двух частей, эти части также можно назвать первым и вторым законами впихивания.
При попытке впихнуть невпихиваемое:
1) выпихивается ранее впихнутое;
2) уменьшается предел впихиваемости.
Первый закон впихивания утверждает, что по достижении некоего предела дополнительная работа начинает вытеснять предыдущую работу и шансы вытесненной работы быть доведенной до конца начинают стремиться к нулю.
Второй закон впихивания более суров, поясню его подробнее. Впихивание не только вредит личной эффективности, но и чревато кратным снижением производительности целых организаций.
…Аналогичная история произошла в эстонской полиции, куда тоже пришли консультанты по теории ограничений. Следователи в одном из эстонских полицейских участков (как и во многих других) были перегружены работой: на каждого следователя приходилось по двадцать дел, которые они пытались вести одновременно, перепрыгивая с одного дела на другое. Через месяц после того, как количество дел, приходящихся на одного следователя, было ограничено пятью, произошли следующие чудесные изменения:
1. Количество завершенных дел в месяц на одного следователя возросло в два раза.
2. Очередь дел, ожидающих начала расследования, сократилась на 50 %.
3. Повысилось качество работы: исчезли возвраты из прокуратуры на доследование, 50 % дел стали закрываться в досудебном порядке.
4. Ушел стресс.
Перейти от впихивания к вытягиванию непросто даже тем, кто не сомневается в эффективности такого подхода. Для этого необходима довольно большая доза решимости, смелости и силы воли, поскольку, если работы очень много, наше естественное (обезьянье) желание — как можно быстрее со всем этим разделаться, для чего нужно сразу схватиться за как можно большее количество дел.
Для перевозбужденной обезьяны внутри нашего мозга нет ничего страшнее, чем спокойно ждать, когда кругом еще столько работы! Но до варианта «ускорить получение результатов по уже начатым делам» обезьяна додуматься не в состоянии, в результате мы сами впихиваем в себя невпихиваемое из лучших (казалось бы) побуждений.
Глава 5. Практические приемы и шаблонные решения
Инкубация идей
Если у вас есть список идей (а многие из них могут оказаться совсем сырыми и незрелыми), я рекомендую просматривать его регулярно.
Вы будете неторопливо читать одну идею за другой и каждый раз задумываться:
Теперь о том, что же означает проведение времени в инкубаторе мыслей. Детали ритуала вы придумаете сами, а для начала поставьте будильник на 25 минут и погружайтесь в список идей.
1. А есть ли мне что в нее добавить? Может, у меня появилась какая-то новая информация?
2. А для чего эта идея может мне пригодиться?
3. А хочу ли я что-нибудь сделать в связи с этой идеей?
4. А точно ли эта идея все еще нужна в списке?
Продвинутая инкубация идей: generational garbage collection, или Метод «шкаф-балкон-дача»
Если в инкубаторе идей в какой-то момент скопится большое количество идей и прочего сырого материала, то очередной раунд обзора инкубатора может стать весьма утомительным занятием.
заведите два-три инкубатора идей и каждый из них просматривайте со своей частотой, для чего создайте повторяющуюся задачу с соответствующими периодами повторения.
Поисковая оптимизация в почтовом ящике
Я сам долгое время живу (и всем рекомендую) с одной лишь папкой «Отработано», куда складываю все письма, по которым уже принял решение.
К концу дня в идеале папка входящих становится пустой.
Однако многие люди боятся (порой — не беспочвенно), что если начать сваливать все электронные письма в одну общую папку без какой-либо структуры, то в нужный момент будет очень проблематично найти нужное письмо.
Чтобы облегчить последующий поиск, Нажмите кнопку «переслать письмо» и в качестве адресата выберите самого себя. А затем аккуратно переформулируйте тему сообщения. Можете даже указать отправителя письма так, чтобы вместо «Re: Fw[2]: Re[4]: Fw[2]: Встреча с шефом» получилось что-то вроде: «Иванов Сергей: Описание архитектурного решения для заказчика X по проекту Y».
Глава 7. Чего на самом деле надо опасаться?
Зачем записывать, лучше я быстро сделаю (бонус к ощущению важности)
Универсальный совет на этот случай — записывайте в список все задачи. Даже те, на которые, по вашему мнению, уйдет полминуты, даже те, к выполнению которых вы собираетесь приступить немедленно. В состоянии повышенной внутренней тревожности и/или внешней суеты вас запросто может сбить с этой задачи новый, неожиданно влетевший кусок информации.
Как только техники экономии мышления начнут приносить плоды, вы заметите, что многие вещи, которые выедали ваш мозг, оказались не такими уж страшными и тяжелыми. Вы научитесь легче и быстрее справляться со своими обычными задачами. Казалось бы, надо радоваться, но у некоторых возникает страх…
Страх свободного времени
Для того чтобы техники доведения дел до конца работали долго и бесперебойно, вам нужно запомнить одно простое правило: время и силы, которые вы смогли «отвоевать» у работы, тратьте только на себя.
Это «что-то» должно быть конкретным и четким! И вы искренне должны этого хотеть (именно вы, а не кто-то для вас значимый).
После того как вы стали вести списки и аккуратно записывать все то, что решили сделать либо вам поручили, вы можете прийти в небольшое замешательство, заметив, что теперь (когда вы ничего не забываете) список ваших дел нарастает с катастрофической скоростью и вы просто физически неспособны все успеть.
В этом случае, как и раньше, вам придется делать не все.
Это будет тяжело, но это однозначно добавит осознанности вашим делам. Если вы понимаете, что список задач стал большим и неуправляемым, отсечь лишнее вам может помочь техника «Чтобы что».
Метод «отложить на потом то, что не горит» лишь все усугубит, так как большинство истинно важных задач никогда и не загорятся. Они молча протухнут.
Неявные списки задач
Случается, что какой-то другой инструмент, который мы не считаем за список задач (например, клиент электронной почты или социальной сети), очень часто «ведет себя» так, что мы, получив из него какой-то новый кусок информации (по сути — входящее), тут же бросаем все и начинаем что-то делать.
B начале дня вы беретесь за список, делаете одну-две-три задачи из него, а потом обезьянка спотыкается на очередной мало-мальски сложной задаче и начинает тихо шептать: «О, какая важная задача. Надо обязательно ее сделать. Только тут подумать над ней немного надо… Мы обязательно подумаем, а пока давай посмотрим, не пришло ли мне чего-нибудь срочного в почту/трекер/чат/мессенджер? Надо же со срочным сначала разобраться, чтобы оно не отвлекало…»
Если вы обнаружили у себя наличие неявных списков задач, помните, что они стали таковыми только из-за того, что вы именно так к ним относитесь. Поменяете свое отношение к ним — изменится и их функция.
Делегирование будущему себе
Прекрасный метод прокрастинации, ведь я в будущем — это отличный чувак, у которого всегда есть время и силы. Спасибо Тиму Урбану за эту замечательную аналогию. Ключ к личной эффективности — любить себя в будущем. Стараться сделать жизнь будущего себя проще, а не оставлять ему всякую фигню.
Бездумное откладывание на потом задач, которые вам противно делать сейчас, приведет к тому, что самый дальний угол вашего списка задач превратится в прокрастиногенный могильник.
Еженедельный обзор
Можно:
«Размазать» выполнение еженедельного обзора по неделе. Например, приводить в порядок список задач по понедельникам и просматривать список проектов по средам.
Нельзя:
Не иметь отдельной периодической задачи на еженедельный обзор (или какого-то иного способа, позволяющего без затрат мыслетоплива понять, проводился ли на этой неделе обзор).
• Забивать на обзор со словами «А список задач я и так каждый день проглядываю». Еженедельный обзор — это не только просмотр списка задач.
Ежедневный обзор
Можно:
• Проводить обзор более одного раза в день
• Проводить обзор утром, вечером, днем…
• Часть обзора проводить вечером, часть — с утра.
Нельзя:
• Проводить обзор в режиме «как получается» и называть обзором спонтанные заглядывания в список задач.
Формулировки задач
Можно:
• Вместо инфинитива использовать повелительное наклонение (вместо «Написать» — «Напиши») или совершенную форму (вместо «Позвонить» — «Позвонил»).
Нельзя:
• Использовать глаголы, подразумевающие неопределенные затраты мыслетоплива (придумать, проанализировать, изобрести).
• Использовать формулировки без глаголов (даже если «и так понятно»).
Список задач
Нельзя:
• Держать список задач в голове.
• Иметь больше одного списка задач и вести их так, что вы не сможете в любой момент без дополнительных размышлений сказать, из какого списка можно и нужно делать задачи прямо сейчас.
Планирование и впихивание
Можно:
• Нагребать на день меньше задач, чем можно сделать, — и потом либо отдыхать, либо набрать еще из недельных.
Нельзя:
• Складывать задачи на сегодня, опираясь на соображения «надо то и это, и вот это тоже», без проверки на впихиваемость, и пытаться любой ценой выполнить их именно сегодня (то есть впихивать заведомо невпихиваемое и корить себя за то, что оно не впихнулось) Да, даже в случае форс-мажоров. Более того, форс-мажор — сам по себе причина посмотреть еще раз, что из списка можно сегодня не делать.